Impressum

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN DER ZEITPOL AG

Die Basis für die partnerschaftliche Zusammenarbeit

A. ANWENDUNGSBEREICH

Die Zeitpol AG in Aarau (Schweiz) (nachfolgend Zeitpol) erbringt Dienstleistungen im Bereich Live-Kommunikation. Dazu gehören die Konzeption, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen unterschiedlicher Formate inkl. aller an einer Veranstaltung vorhandenen Elemente.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Beziehungen zwischen Zeitpol und ihren Auftraggebern (Kunden) sowie Zeitpol und ihren Auftragnehmern (Lieferanten), soweit nicht schriftlich andere Vereinbarungen getroffen wurden. Die AGB sind integrierender Bestandteil eines Vertrages mit Zeitpol. Allgemeine Geschäftsbedingungen von Kunden und/oder Lieferanten gelten nur, sofern ihre Anwendbarkeit von Zeitpol schriftlich anerkannt wurde.

Rangfolge: Bei Widersprüchen gehen individuelle Vereinbarungen, insbesondere Offerte und Auftragsbestätigung einschliesslich Leistungsbeschrieb, diesen AGB vor.

B. ZWISCHEN ZEITPOL UND AUFTRAGGEBER (KUNDE)

B1. Vertragsabschluss

Zeitpol stellt dem Auftraggeber eine schriftliche Offerte bzw. Auftragsbestätigung für ihre Dienstleistungen zu. Der Vertrag gilt als abgeschlossen, sobald die mündliche oder schriftliche Zusage (inkl. E-Mail) des Auftraggebers vorliegt. Mit der Zusage anerkennt der Auftraggeber diese AGB als Bestandteil des Vertrages.

Offerten sind, sofern nicht anders vermerkt, 30 Tage gültig.

B2. Vertragsgegenstand und Änderungen

Zeitpol verpflichtet sich, die vom Auftraggeber gewünschten Leistungen im Rahmen des Vertrages zu erbringen. Leistungsanpassungen werden nach Absprache und schriftlicher Vereinbarung berücksichtigt. Zeitpol verpflichtet sich zur getreuen und sorgfältigen Planung und Ausführung der ihr übertragenen Aufgaben unter Beachtung branchenüblicher Standards und der Interessen des Kunden.

Änderungen oder Mehrleistungen (Change-Orders) bedürfen der schriftlichen Bestätigung (inkl. E-Mail). Mehrleistungen werden nach effektivem Aufwand zu den vereinbarten oder, mangels Vereinbarung, zu branchenüblichen Ansätzen verrechnet. Fristen verlängern sich angemessen.

B3. Zahlungsbedingungen, Verzug, Spesen und Drittkosten

Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist, gelten folgende Zahlungsbedingungen:

• Initialkosten: Bei Vertragsabschluss 10 % des Gesamtauftragsvolumens. Diese Initialkosten dienen der Projektvorbereitung und sind nicht rückerstattbar.
• Akontozahlung: Bis 30 Tage vor Aufbaubeginn 50 % des Gesamtauftragsvolumens als Voraussetzung für einen pünktlichen Projektstart.
• Schlussrechnung: Nach dem Anlass, zahlbar innert 30 Tagen netto.

Zahlungsverzug: Bei Verzug schuldet der Auftraggeber einen Verzugszins von 5 % p.a. ab Fälligkeit (OR 104). Zeitpol ist berechtigt, Mahngebühren (z. B. CHF 30 pro Mahnung) sowie Inkassokosten bei externer Beauftragung zu verrechnen.

Spesen und Auslagen: Reise-, Transport-, Übernachtungs- und Verpflegungsspesen sowie Auslagen werden gemäss Offerte oder effektivem Aufwand verrechnet.

Drittkosten und Preisanpassungen: Für von Dritten erbrachte Leistungen gelten deren Preise und Konditionen. Erhöhen sich Drittkosten zwischen Offerte und Leistungserbringung aus Gründen ausserhalb des Einflussbereichs von Zeitpol (z. B. Teuerung, Abgaben, Energiepreise), ist Zeitpol zu einer angemessenen Preisanpassung berechtigt.

Währung: Abrechnungswährung ist grundsätzlich CHF. Preisangaben in Fremdwährungen erfolgen rein indikativ. Massgeblich ist der CHF-Gegenwert zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung.

B4. Vertragsrücktritt, Absage, Abbruch oder Verschiebung der Veranstaltung

Bei Vertragsrücktritt, Absage, Abbruch oder Reduktion der Veranstaltung durch den Auftraggeber gelten folgende Entschädigungen:

• bis 90 Tage vor Veranstaltung: 25 % des Gesamtauftragsvolumens
• 89 bis 30 Tage vor Veranstaltung: 50 % des Gesamtauftragsvolumens
• weniger als 30 Tage vor Veranstaltung: 100 % des Gesamtauftragsvolumens

Diese Entschädigungen gelten als pauschale Abgeltung sämtlicher bis dahin angefallener Leistungen und Verpflichtungen. Bei höherer Gewalt (z. B. Pandemie, Krieg, Streik, Unwetter, behördliche Anordnungen) werden lediglich die bis zu diesem Zeitpunkt effektiv entstandenen Kosten verrechnet.

Zeitpol hat als Produktionsleitung die Pflicht, bei Gefährdungen durch Wetter, Tumulte oder ähnliche Ereignisse eine Absage, einen Abbruch oder Unterbruch der Veranstaltung zu empfehlen. Entscheidet der Kunde entgegen der Empfehlung von Zeitpol, ist Zeitpol von jeglicher Haftung für Folgeschäden befreit. Der Auftraggeber verzichtet in diesem Fall auf Schadenersatzansprüche.

Wird eine Veranstaltung terminlich verschoben, werden die dadurch entstehenden Mehrkosten (z. B. Lagerung, Umbuchungen, Personaldisposition) dem Kunden belastet. Kommt keine Einigung über diese Mehrkosten zustande, gilt die Verschiebung als Vertragsrücktritt gemäss obiger Staffelung.

B5. Beizug von Dritten

Zeitpol kann zur Umsetzung des Auftrages nach eigenem Ermessen Dritte beiziehen. Zeitpol haftet nur für die sorgfältige Auswahl und Instruktion dieser Dritten, nicht für deren eigenes Verschulden.

B6. Teilnehmerzahl

Reduktionen der Teilnehmerzahl nach Auftragsbestätigung berechtigen nicht zu Preisreduktionen. Mehrkosten infolge Erhöhung der Teilnehmerzahl trägt der Auftraggeber.

B7. Ansprüche der Besucher und Fremdpersonen

Der Auftraggeber trägt die Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit der Besucher, soweit diese nicht im Einflussbereich von Zeitpol liegen. Zeitpol haftet ausschliesslich für Schäden, die auf vorsätzliches oder grobfahrlässiges Verhalten ihrer Mitarbeitenden zurückzuführen sind.

B8. Auskunftspflichten und Eigentumsrechte

Zeitpol und der Kunde sind zum gegenseitigen Informationsaustausch verpflichtet.

Sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen, handelt es sich bei zur Verfügung gestellten Elementen um Mietartikel, die im Besitz von Zeitpol oder Dritten bleiben.

Vom Kunden beigestelltes oder beauftragtes Bild-, Ton- und Filmmaterial ist Eigentum des Kunden. Zeitpol darf dieses nur mit schriftlicher Genehmigung des Kunden verwenden. Der Kunde sichert zu, über die erforderlichen Nutzungsrechte an beigestellten Inhalten zu verfügen, und stellt Zeitpol frei von Ansprüchen Dritter im Zusammenhang mit deren Nutzung im Rahmen des Projekts.

Die Rechte am von Zeitpol entwickelten Veranstaltungskonzept verbleiben bei Zeitpol. Eine Umsetzung ohne Beauftragung von Zeitpol bedarf der schriftlichen Genehmigung und einer angemessenen finanziellen Abgeltung. Dies gilt auch für teilweise oder abgewandelte Nutzung.

Lagert, unterhält oder transportiert Zeitpol Material im Eigentum des Kunden, so trägt der Kunde die Risiken und Kosten (Lagerkosten, Verluste, Diebstähle, Sachschäden). Eine Haftung von Zeitpol ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt.

B9. Abnahme und Mängelrüge

Der Auftraggeber nimmt die Leistungen spätestens mit Veranstaltungsende ab. Offensichtliche Mängel sind innert 5 Werktagen nach Event schriftlich zu rügen, versteckte Mängel innert 10 Werktagen ab Entdeckung. Unterbleibt die fristgerechte Rüge, gelten die Leistungen als genehmigt.

B10. Bewilligungen und Compliance

Der Auftraggeber ist, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, für sämtliche behördlichen Bewilligungen, Gebühren und gesetzlichen Auflagen verantwortlich (z. B. Sicherheit, Lärmschutz, Gastgewerbe, SUISA). Zeitpol unterstützt auf Wunsch gegen Vergütung. Der Auftraggeber stellt sicher, dass sämtliche Vorgaben erfüllt sind, und stellt Zeitpol frei, soweit Zeitpol kein Verschulden trifft.

C. ZWISCHEN ZEITPOL UND AUFTRAGNEHMER (LIEFERANT)

C1. Vertragsabschluss

Ein Vertrag gilt als abgeschlossen, sobald Zeitpol einen Auftrag schriftlich (inkl. E-Mail) bestätigt hat. Mit der Annahme des Auftrages anerkennt der Auftragnehmer diese AGB als Vertragsbestandteil.

C2. Zahlungsbedingungen

• Anzahlung: Zeitpol leistet vor Lieferung bzw. Projektabschluss maximal 60 % des Auftragsvolumens.
• Schlussrechnung: Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Projektabschluss und Rechnungsstellung.

Zeitpol begleicht Rechnungen in CHF oder der vereinbarten Währung innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum.

C3. Vertragsrücktritt, Absage oder Verschiebung

Tritt Zeitpol vom Auftrag zurück, werden die bis zum Rücktrittsdatum effektiv angefallenen Arbeiten (Dienstleistungs- und Produktionsaufwand) vergütet. Bei Mietgegenständen gelten folgende Entschädigungen:

• bis 45 Tage vor Liefertermin: 20 % der Mietkosten
• 44 bis 10 Tage vor Liefertermin: 50 % der Mietkosten
• weniger als 10 Tage vor Liefertermin: 100 % der Mietkosten

Wird der Liefertermin verschoben, übernimmt Zeitpol maximal die daraus entstehenden Mehrkosten. Kommt keine Einigung zustande, gilt die Verschiebung als Rücktritt. Weitergehende Ansprüche, insbesondere entgangener Gewinn, sind ausgeschlossen.

Im Falle höherer Gewalt (z. B. Krieg, Streik, Pandemie) erlischt der Vertrag automatisch. Zeitpol vergütet nur die bis dahin effektiv angefallenen Aufwände.

C4. Lieferverzögerung oder mangelhafte Lieferung

Kommt es durch den Auftragnehmer zu Verzögerungen oder mangelhafter Lieferung, trägt dieser sämtliche dadurch entstehenden Mehrkosten. Zeitpol ist berechtigt, ohne vorgängige Mahnung vom Vertrag zurückzutreten und Ersatzbeschaffung auf Kosten des Auftragnehmers vorzunehmen.

D. ALLGEMEIN

D1. Verschwiegenheit

Zeitpol, der Kunde und Lieferanten verpflichten sich, über alle geschäftlichen und betrieblichen Angelegenheiten Stillschweigen zu bewahren. Diese Pflicht gilt auch für Mitarbeitende, Subunternehmer und Hilfspersonen und besteht über das Vertragsende hinaus.

D2. Versicherung

Zeitpol verfügt über eine Betriebsversicherung mit einer Garantiesumme von CHF 10 Mio. für die Vermittlung, Beratung und Durchführung von Veranstaltungen inkl. Catering, Temporärbauten und Bauleitungstätigkeiten. Schäden an gemieteten, geleasten oder anvertrauten beweglichen Sachen sind bis CHF 100'000 gedeckt.

Die Versicherung deckt keine Schäden an oder durch Veranstaltungselemente, die nicht über Zeitpols Dienstleistungsvertrag laufen. Erforderliche Zusatzversicherungen können auf Kosten des Auftraggebers abgeschlossen werden. Zeitpol informiert den Auftraggeber vorgängig über Art und Umfang dieser Zusatzversicherungen.

D3. Haftung

Zeitpol haftet ausschliesslich für direkte Schäden, die durch vorsätzliches oder grobfahrlässiges Verhalten verursacht wurden. Eine Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.

D4. Datenschutz

Zeitpol verarbeitet Personendaten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der DSGVO. Erfolgt eine Auftragsbearbeitung für den Auftraggeber, schliessen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung (AVV). Zeitpol darf Unterauftragsbearbeiter einsetzen und stellt deren vertragliche Bindung an Datenschutzpflichten sicher. Betroffenenrechte werden gewahrt. Lösch- und Aufbewahrungsfristen richten sich nach gesetzlichen Vorgaben bzw. vertraglichen Abreden.

D5. Referenznutzung und Vertraulichkeit

Zeitpol darf Projekte und erbrachte Leistungen zu Referenzzwecken (Website, Social Media, Portfolio) verwenden, sofern der Auftraggeber dem nicht ausdrücklich schriftlich widerspricht. Die Referenznutzung erfolgt unter Wahrung vereinbarter Vertraulichkeit und allfälliger Embargofristen. NDAs gehen vor.

D6. Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform (inkl. E-Mail).

D7. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

D8. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Das Rechtsverhältnis untersteht ausschliesslich Schweizer Recht. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Aarau, Sitz der Zeitpol AG.

Stand: November 2025