Mitarbeiteranlass

Für das Mitarbeiterfest des Universitätsspitals Zürich durften wir einen mehrtägigen Anlass für rund 16’000 eingeladene Mitarbeitende realisieren. Ziel war ein offenes, niederschwelliges Fest mit Spiel, Genuss und Unterhaltung – als Wertschätzung für den täglichen Einsatz der Mitarbeitenden.
Zeitpol übernahm die Gesamtverantwortung von der Konzeption bis zur Umsetzung und sorgte dafür, dass sich Gäste willkommen fühlten und der Anlass jederzeit sicher und entspannt blieb.

Die Herausforderung

Die grösste Herausforderung lag in der Ungewissheit der tatsächlichen Besucherzahlen. Pro Eventtag bewegten sich diese zwischen 1’500 und 3’000 Personen – bei freiem Eintritt sowie kostenlosen Speisen und Getränken.

Zusätzlich galt es:

• unterschiedliche Bedürfnisse und Altersgruppen abzuholen
• einen freundlichen, wertschätzenden Umgang mit Mitarbeitenden sicherzustellen
• Schatten-, Aufenthalts- und Rückzugsbereiche zu schaffen
• ein stimmiges Programm mit Bühne, Musik und DJ zu integrieren
• trotz kostenlosem Alkoholausschank ein robustes Sicherheitskonzept umzusetzen

Unsere Lösung

Wir entwickelten ein flexibles Eventkonzept, das auf variable Besucherzahlen ausgelegt war und sowohl logistisch als auch sicherheitstechnisch skalieren konnte. Durch klare Zonen, definierte Abläufe und ein durchdachtes Sicherheits- und Crowd-Management blieb der Anlass jederzeit übersichtlich und angenehm – für Gäste wie für das Organisationsteam.

Die Atmosphäre war bewusst offen und locker gehalten, während im Hintergrund alle Prozesse klar geführt und abgestimmt waren.

Unser Beitrag

• Gesamtkonzeption des Mitarbeiterfests
• Produktionsleitung & Gesamtkoordination
• Sicherheits- und Crowd-Management-Konzept
• Planung von Verpflegung, Aufenthalts- und Schattenzonen
• Bühnen- und Programmkoordination (Live-Musik, DJ)
• Vor-Ort-Leitung und operative Führung an allen Eventtagen

Der Moment, der hängen blieb

Als Mitarbeitende aus unterschiedlichsten Bereichen gemeinsam auf Picknickdecken sassen, lachten und den Sommerabend genossen – und spürbar wurde, dass dieses Fest ein echtes Dankeschön war.